Her firma, ticari defterleri tutmak, firmasının iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen sonuçları, kanunun belirlediği unsurlara göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır.  

Firmanın faaliyetleri ve gelişimi defterlerden izlenebilmelidir.

Şirket türüne göre tutulması gereken defterler şunlardır:

Yevmiye Defteri

Yevmiye defteri, kayıt altına alınması gereken işlemlerin belge veya ispata dayanan evraktan çıkararak tarih sırasına göre maddeler haline dönüştürülerek yazılan defterdir.

Yevmiye defteri, ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.

Yevmiye defterinin kapanış tasdik işlemleri, izleyen faaliyet döneminin haziran ayının sonuna kadar notere yaptırılması gerekir.

Yevmiye defterinde sıra numarası, işlem tarihi, alacaklı ve borçlu hesaplar, tutar ve her türlü kaydın dayandığı belgelerin türü yer almalıdır.

Defteri Kebir

Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş işlemlerin ilgili olduğu hesaplara dağıtılan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.

Defteri kebir kayıtlarında, yevmiye defteri madde sıra numaraları, tutar ve toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimlerinin bilgilerini içermektedir.

Defteri kebir, ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.

Defteri kebir kapanış tasdikine tabi değildir.

Envanter Defteri

Envanter defteri firma açılışında ve sonrasında her hesap döneminin sonunda taşınmazların, borçların, alacakların, nakit girdilerin, varlık ve borçların değerlerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir.

Envanter defteri, ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.

Envanter defteri kapanış tasdikine tabi değildir.

Envanter defterinde hesap dönemi on iki ayı geçemez. Envanter defteri her işletmenin hesap döneminin sonundan itibaren 3 ay içinde çıkarılır ve deftere kaydedilir.

Pay Defteri

Pay Defteri, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir.

Pay defterlerine yapılacak kayıtlarda pay sahibinin adı soyadı veya unvanı, pay sahibinin iletişim bilgileri, varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı, intifa hakkı sahibi oldukları paylar, iletişim bilgileri, payın nominal değeri, sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar, payın tertibi, payın edinme tarihi, deftere kayıt tarihi, payın senede bağlanıp bağlanmadığı, türü iel birlikte payın edinimi ve devrine ilişkin açıklamaları içermelidir.

Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, hamiline yazılı pay senedi olduğunu ispat edenler ile sadece pay defterinde kayıtlı bulunan kimseler pay sahibi ve intifa hakkı sahibi olarak kabul edilir. Ayrıca senede bağlanmamış hamiline yazılı paylar senede bağlanıp senetlerin pay sahiplerine teslim tarihinden itibaren 10 gün içerisinde deftere açıklanmak suretiyle pay defterinden silinir.

Limited şirketlerde pay defterine ortakların ad soyadları, adresleri, esas sermaye payları, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibari değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin ad soyad ve adresleri yazılır.

Pay defterinde her pay sahibi ayrı bir sayfada takip edilir. Eğer pay devredilecek ise devri alan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenecektir.

Yönetim Kurulu Karar Defteri

Yönetim kurulu karar defteri anonim şirketlerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticinin veya yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı ciltli ve sayfa numaraları teselsül edilen defterdir.

Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı alınması halinde imzaların bulunduğu kağıt veya kağıtlar karar defterine yapıştırılır. Eğer imzalar elektronik ortamda elektronik imza ile atılmışsa, imzanın bu şekilde atıldığını belirten ifade de yer alarak karar defterine yapıştırılmalıdır.

Yönetim kurulu üyeleri şerh yazma talebinde bulunabilirler ve bu talep hiçbir şekilde reddedilemez. Şerh sahibi dışında kimse tarafından değiştirilemez.

Yönetim kurulu karar defterinin kapanış tasdiki izleyen faaliyet döneminin ocak ayının sonuna kadar notere yaptırılması gerekmektedir.

Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen konuların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.

Genel kurul toplantı ve müzakere defterinde kurulda sorulan sorular, sorulara verilen cevaplar, yapılan öneriler, alınan kararlar işlenerek toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması zorunlu değildir.